Comment faire pour organiser un événement ? 

1. Définir les objectifs de l’événement ! 

Tout d’abord, il est très important de réfléchir à la mise en place de l’événement et ses objectifs. 

Si il s’agit d’un anniversaire ou d’un mariage, les attentes ne seront forcément pas similaires. Définir les objectifs de l’événement permet de donner une direction claire à votre projet. Sans ces cibles clés, l’organisation de l’événement devient un exercice vague et sans réel but précis. 

Il est donc nécessaire de définir vos envies dans le but de garder le cap sur votre projet et de prendre des décisions cohérentes tout au long du processus d’organisation. Définir des objectifs permet aussi de mesurer le succès de votre événement en fonction du nombre d’invités par exemple.

Il est nécessaire d’avoir une idée précise de vos envies pour les retranscrire dans la réalité et ainsi préparer au mieux ce moment de bonheur. 

2. Trouver la bonne date ! 

Par exemple : pour l’organisation d’un mariage, il est préférable de s’y prendre entre 2 ans et 9 mois à l’avance. Pour un anniversaire, il faut compter entre 9 mois et 4 mois à l’avance. 

Cependant, NPARTY est capable d’organiser des événements de ce type à la dernière minute mais il est tout de même conseillé de se référer aux délais ci-dessus pour garantir la disponibilité du lieu, de nos équipes et surtout la date. 

Les périodes estivales sont énormément demandées pour les mariages, prévoir est la clé du succès. 

Choisir la bonne date n’est pas une petite affaire car elle va jouer un rôle important quant à la disponibilité des invités, du public. La date doit correspondre aux disponibilités de votre public cible. Tenir compte des vacances scolaires, des jours fériés, des ponts et des événements concurrents. La saison peut également influencer votre décision. Un événement en plein air en hiver risque d'être moins fréquenté qu'en été. 

Il faut également privilégier les jours et les heures où votre public est le plus susceptible d'être disponible.

3. Choisir le lieu adéquat pour votre événement ! 

Vous avez certainement un lieu de rêve en tête pour votre événement mais vous ne savez pas si il s’agit de la meilleure option ? Pas de panique, nous vous aidons à faire votre choix. 

Tout d’abord, le lieu doit être cohérent avec l’image de votre événement. Si vous souhaitez organiser un grand mariage, il faut voir les choses en grand (en fonction de votre budget bien sûr). 

Le nombre d'invités est également un facteur important pour déterminer la capacité d'accueil du lieu. Assurez-vous de choisir un lieu qui peut accueillir confortablement tous vos invités de la plus accessible des manières. 

L'environnement du lieu peut jouer un rôle important dans l'ambiance de votre événement. Il est important de visiter le lieu avant de le réserver afin de vous faire une idée de l’espace et de l’ambiance. Ne vous fiez pas uniquement aux photos. 

La météo peut également être un élément à prendre en compte dans le choix de votre lieu. Il faut anticiper l’arrivée d’un potentiel mauvais temps et prévoir des solutions pour ne pas gâcher la fête. 

4. Comment préparer au mieux le lieu de l’événement ? 

Pour préparer au mieux le lieu de l’événement, il est important d’avoir une idée précise de vos envies pour les rendre les plus réelles possibles. Pour cela, la décoration est essentielle. 

Vous pouvez définir un thème à votre événement pour le rendre encore plus unique et ainsi décorer le lieu en fonction. Vous souhaitez une décoration florale, un éclairage spécial ou tout simplement une proposition sur mesure, il est important de structurer toutes vos idées, pour ne pas avoir d’imprévus le jour J. 

5. Un rétro planning complet pour une bonne organisation ! 

Le rétroplanning est un outil de planification qui permet de visualiser et de planifier les différentes étapes de votre événement en partant de la date de fin. Il est particulièrement utile pour se retrouver dans les étapes de la mise en place d’un événement qui comportent de nombreuses tâches interdépendantes.

Les étapes pour créer un rétroplanning sont : 

Dans un premier temps, il faut définir les objectifs du projet. Que souhaitez-vous réaliser avec ce projet ? Quels sont les résultats attendus ?

Dans un second temps, il faut décomposer le projet en tâches. Définissez toutes les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Soyez aussi précis que possible.

Ensuite, estimer la durée de chaque tâche. Combien de temps pensez-vous qu'il faudra pour réaliser chaque tâche ?

Enfin, déterminer les dépendances entre les tâches. Certaines tâches ne peuvent pas commencer avant que d'autres soient terminées. 

Le rétro planning est indispensable pour garantir une bonne organisation dans la mise en place de votre événement. 

6. Réaliser un budget prévisionnel ! 

La dernière étape pour organiser un événement est certainement la plus importante de toutes. En effet, toute l’organisation repose en fonction de votre budget. Il est donc indispensable d’établir un budget prévisionnel pour voir si toutes vos envies sont réalisables ou pas. Si toutes les conditions sont opérationnelles pour mettre en place votre événement, alors le budget prévisionnel vous le dira.